Архивный отдел

 

Место нахождение отдела: 216580, Россия, Смоленская область, Ершичский

район, с. Ершичи, ул. Понятовская, д.27. каб. № 11.

 

Понедельник - пятница - с 9.00 до 17.00

Суббота, воскресенье - выходной.

---

Список организаций – источников комплектования архивного отдела Администрации МО – Ершичский район Смоленской области

---

График передачи документов на 2024 год

---

Регламенты

---

Должностная инструкция

---

---

---

---

1. Обеспечение сохранности и учёт архивных документов, подлежащих постоянному и длительному хранению, в т.ч.

- хранение и учёт документов, принятых в Отдел; представление в установленном порядке учётных данных в архивное управление департамента Смоленской области по культуре;

- проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности;

- подготовка, представление Администрации и реализация предложений по обеспечению сохранности документов, хранящихся в Отделе;

1.1. Отдел обеспечивает постоянное и долговременное хранение:

-архивных фондов и архивных документов на различных видах носителях, являющихся муниципальной собственностью, входящих в состав Архивного фонда РФ, в т.ч. образовавшихся в деятельности органов местного самоуправления с момента их создания, деятельности организаций, отнесённых к муниципальной собственности, а  также находящихся в совместном ведении муниципального образования и Смоленской области;

-архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся государственной собственностью, входящих в состав Архивного фонда РФ, образовавшихся в процессе деятельности органов местного самоуправления по реализации отдель­ных государственных полномочий Администрации, которыми она наделена;

-архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц на различных видах носителей, переданных на законном основании в муниципальную собственность, в т.ч. личного происхождения, входящих  в негосударственную часть Архивного фонда РФ;

-документов на различных видах носителей по личному составу ликвидированных организаций, не имеющих правопреемника, действующих на территорий муниципального образования;

-учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления  практической деятельности;

1.2. Отдел по согласованию с Администрацией может принимать на депозитарное хранение при наличии свободных площадей и необходимых условий, документы действующих муниципальных и государственных организаций, общественных организаций и граждан на договорных условиях;

1.3. Документы государственных учреждений, организаций и предприятий поступают на хранение в Отдел в порядке и на условиях договоров между собственниками документов и Администрацией муниципального образования – Ершичский район.

2. Комплектование Отдела документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для муниципального образования, в т.ч.:

составление списка организаций - источников комплектования Отдела, утверждаемого Администрацией муниципального образования и согласовываемого с архивным управлением Департамента Смоленской области по культуре;

систематическая работа по его уточнению;

отбор и приём документов постоянного и долговременного хранения в Отдел;

проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, хранящихся в Отделе.

3. Организационно - методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве органов местного самоуправления муниципальных организации;

содействие организациям других форм собственности;  

введение в установленном порядке учёта документов, хранящихся в организациях источниках комплектования и других организациях, находящихся на территории муниципального образования;

рассмотрение и согласование положений о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатур дел организаций - источников  комплектования Отдела и инструкций по делопроизводству;

рассмотрение и представление в Архивное управление Департамента Смоленской области по культуре поступивших от организаций описей дел постоянного хранения;

рассмотрение и согласование описей дел по личному составу организаций, документы которых подлежат приёму в Отдел в порядке установленном Архивным управлением Департамента Смоленской области по культуре;

оказание организационно-методической помощи, проведение консультаций по вопросам организаций и методики работы с документами;

разработка и реализация мероприятий по улучшению работы ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве   внедрению государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации, повышению квалификации работников архивов и делопроизводственных служб.

4. Информационное обеспечение органов местного  самоуправления, организация использования архивных  документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, в т.ч.:

информирование органов местного самоуправления, иных организаций муниципального образования о составе и содержании документов Отдела по актуальной тематике, исполнение запросов юридических и физических  лиц на документную информацию;

организация работы пользователей документами, изготовление копий документов по их запросам, подготовка материалов для средств массовой информации, публикационная деятельность;

исполнение социально-правовых и иных запросов граждан, выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов; рас­смотрение заявлений, предложений и жалоб, приём граждан;

создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам, хранящимся в Отделе.